2019-01-18

Zasady udostępniania zasobu archiwalnego

Podstawowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych

  • z zasobu archiwalnego korzystać może każdy
  • korzystanie z zasobu jest bezpłatne
  • z zasobu korzystać można w sposób bezpośredni lub pośredni
  • bezpośrednie zapoznanie się z zasobem odbywa się w pracowni naukowej
  • bezpośrednie zapoznanie się z zasobem oznacza udostępnienie zainteresowanym oryginału dokumentu lub jego reprodukcji
  • materiały archiwalne udostępnia się na podstawie zamówienia pisemnego
  • realizacja zamówienia następuje niezwłocznie, o ile zezwala na to stan akt oraz organizacja pracy Archiwum
  • korzystający może zamówić reprodukcję z zamówionego materiału
  • pośrednie zapoznanie się z zasobem następuje w formie ustnej lub pisemnej odpowiedzi na zapytanie dotyczące zawartości zasobu
  • korzystający ma swobodny dostęp do materiałów ewidencyjnych dotyczących zasobu AP w Zielonej Górze
  • użytkownik jest zobligowany do przestrzegania zasad i zwyczajów obowiązujących w Archiwum
  • użytkownik zobowiązany jest do wpisania się do księgi wizyt
  • użytkownik winien wykazywać niezbędną troskę o udostępnione mu materiały archiwalne
  • przerywając pracę nad udostępnionymi materiałami archiwalnymi, użytkownik przekazuje je do depozytu
  • wszelkie ograniczenia w dostępie do zasobu oraz odstępstwa od podanych wyżej zasad unormowane są w odrębnych przepisach
  • szczegółowe zasady i tryb udostępniania określa Zarządzenie nr 4 NDAP z dnia 1 lutero 2013 r., regulamin korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej oraz inne przepisy, dostępne na miejscu

 

Pomoce ewidencyjne dla korzystających

  • informator o zasobie - opracowany dla zasobu zielonogórskim Archiwum wg stanu na koniec 2000 r.
  • inwentarze zespołów - kartkowe oraz książkowe; są podstawowa forma ewidencyjną dla zespołu (zbioru) akt; charakteryzują się ujęciem analitycznym, w którym każda jednostka archiwalna zewidencjonowana jest odrębnie.
  • bazy danych - obecnie ogólnodostępne są bazy IZA (Inwentarze Zespołów Archiwalnych) oraz SEZAM (System Ewidencji Zasobu Archiwalnego). Bazy danych dostępne są na stronie NDAP www.archiwa.gov.pl

 

Archiwum Państwowe w Zielonej Górze wykonuje kwerendy z posiadanego zasobu, między innymi z zakresu:

  • poszukiwań genealogicznych
  • poświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
  • spraw własnościowych

 

Informacje niezbędne do realizacji kwerendy:

  • dla kwerend genealogicznych: 
    - data i miejsce urodzenia, ślubu i zgonu osoby poszukiwanej
  • dla kwerend własnościowych: 
    - imię i nazwisko właściciela nieruchomości
    - miejsce położenia nieruchomości
  • dla kwerend dotyczących zatrudnienia i wynagrodzenia: 
    - imię i nazwisko (nazwisko panieńskie)
    - data urodzenia
    - imię ojca
    - informacja o odbytej służbie wojskowej (dokładne daty)
    - informacje o wykorzystanych urlopach wychowawczych (dokładne daty)
    - informacje o wykorzystanych urlopach bezpłatnych (np. budowy eksportowe)

 

Wszelkie pytania prosimy kierować pod adres



Jednocześnie informujemy, że w przypadku poszukiwań genealogicznych lub własnościowych niezbędne jest złożenie oświadczenia o pozostawaniu w udokumentowanych koligacjach rodzinnych z osobami poszukiwanymi lub posiadaniu prawa własności do poszukiwanej nieruchomości.

  • rodzaj zapytania (genealogia, sprawy własnościowe, sprawy socjalne, informacje o zatrudnieniu, inne)
  • znak sprawy
  • imię i nazwisko
  • e-mail
  • telefon
  • ulica, nr domu i lokalu
  • kod i miasto
  • kraj
  • opis sprawy

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP, jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji, w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP, zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP osobom wskazanym we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu. Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP, w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP, jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email: kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub listownie - na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod.mc@cyfra.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..