2019-07-05

Ochrona danych osobowych

Dane osobowe - klauzula informacyjna
(zgodnie z art.13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych)

 

Kto będzie administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem danych osobowych powierzonych przez klientów, interesantów oraz osób korzystających z zasobów Archiwum Państwowego w Zielonej Górze jest Dyrektor Archiwum Państwowego w Zielonej Górze. Będziesz mógł się z nim skontaktować e-mailem: sekretariat@archiwum.zgora.pl lub pocztą tradycyjną kierowaną na adres: Al. Wojska Polskiego 67a, 65-762 Zielona Góra, tel. 68 329 98 01-02

 

Jak będzie można skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych osobowych?

Będzie można to zrobić e-mailem: iodo@archiwum.zgora.pl, pocztą tradycyjną na adres: Al. Wojska Polskiego 67a, 65-762 Zielona Góra, telefonicznie 68 329 98 01-02

 

Jakie kategorie Twoich danych osobowych przetwarzamy?

Dane niezbędne do realizacji Twojej sprawy, tj.: imię i nazwisko, adres stałego miejsca zamieszkania, adres do korespondencji, rodzaj i numer dowodu tożsamości, numer telefonu, adres e-mail, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, imię ojca i matki, nazwa i adres zakładu pracy, okres zatrudnienia, stanowisko pracy.

 

W jakim celu będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać wyłącznie w celu realizacji statutowych zadań Archiwum Państwowego w Zielonej Górze (m.in. udzielanie odpowiedzi na Twój wniosek, realizacja kwerend, wydawanie zaświadczeń, udostępnienie dokumentów z zasobu archiwum, itp.).

 

Jak nie będziemy przetwarzać Twoich danych?

Twoje dane osobowe nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, ani profilowania.

 

Na jakiej podstawie będziemy przetwarzać Twoje dane?

Dane przetwarzamy, ponieważ jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych, tj. realizacji statutowych zadań Archiwum Państwowego w Zielonej Górze, na podstawie art. 6 ust. 5. RODO

 

Skąd mamy Twoje dane?

Dane otrzymujemy na podstawie wniosków dobrowolnie przesłanych za pomocą korespondencji tradycyjnej i elektronicznej oraz lub składanych osobiście do Archiwum.

 

Jak długo Twoje dane będą przechowywane?

Okres przechowywania określa nasz rzeczowy wykaz akt, np. dane osobowe w przypadku kwerend będą przechowywane przez okres 20 lat, obsługi udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji w siedzibie Archiwum przez okres 10 lat, zgłoszeń osób korzystających z zasobu archiwalnego przez okres 10 lat, w przypadku nagrań wizyjnych 21 dni.

 

Jakie będą Twoje uprawnienia względem Twoich danych osobowych?

Będzie można żądać od administratora danych dostępu do Twoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, a także prawo do przeniesienia danych; żądanie w tej sprawie będziesz mógł przesłać na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej.

 

Czy koniecznym jest podanie swoich danych osobowych?

Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, obowiązkowym i niezbędnym w celu realizacji zadań statutowych Archiwum Państwowego w Zielonej Górze. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości realizacji Twojej sprawy przez Archiwum Państwowe w Zielonej Górze (odrzucenie wniosku, nieudostępnienie materiałów z zasobów archiwalnych, nierealizowanie kwerend, itp.)

 

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP, jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji, w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP, zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP osobom wskazanym we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu. Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP, w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP, jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email: kancelaria@cyfra.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora: ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod.mc@cyfra.gov.pl lub listownie - na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod.mc@cyfra.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..